Matilda-ostotilaukset

Toimittajille lähtevät tilaukset käsitellään Matilda-ostotilauksissa. Tilaustiedot rekisteröityvät ostotilauskantaan, jossa ne säilyvät valitsemasi ajan ja jossa niitä voi selata myös myöhemmin. Ostotilaus voidaan tehdä joko ostoehdotuksen pohjalta tai suoraan syöttämällä tilattavat tuotteet.

Tilaus tallentuu käyttäjän kielellä ja tuotenumerolla, mutta toimittajalle lähtevässä ostotilauksessa käytetään toimittajan nimikkeitä ja numeroita. Tilaus voidaan kirjata saapuneeksi siten, että siinä huomioidaan useassa erässä tapahtuvat toimitukset ja mahdolliset jälkitoimitukset. Kun toimitus kuitataan, ostotilausrivien tuotteet siirtyvät ostoina varastoon.

Ostoehdotukset

Ohjelmisto on kehitetty siten, että sen tavoitteena on helpottaa ostoista vastaavien henkilöiden työtä. Kun ostotilauksia tehdään, voidaan apuna käyttää ostoehdotuksia. Ostoehdotusten pohjalta tehdään varsinainen ostotilaus.

Ostoehdotukset pohjautuvat tuotteen aiempiin myynti- ja ostotapahtumiin, joiden lisäksi otetaan huomioon myös toimittajan toimituserät ja toimitusajat.

Ostotilauksen tekeminen

Ostotilaus voidaan laatia tehdyn ostoehdotuksen pohjalta. Ostotilausta voidaan muuttaa tai se voidaan tehdä myös ilman ostoehdotusta. Toimittajien ja toimitusehtojen tiedot rekisteröidään ostotilauksen tekoa varten. Ulkomaisista toimittajista rekisteröidään myös huolitsijatiedot ja käytetyt valuuttakertoimet.

Ostotilausten tulostaminen

Haluttaessa valmiit ostotilaukset on mahdollista tulostaa. Ostotilaus jätetään odottamaan joko saapumisilmoitusta tai muita toimenpiteitä.

Ostotapahtumat kuitataan ostotilauspohjaan saapumisilmoituksen perusteella, joten toimitusta voidaan helposti valvoa tilauksen pohjalta. Tehty ostotilaus näkyy varastonvalvonnassa tulossa olevana toimituksena. Saapumiskuittauksen yhteydessä ostotilaus siirtyy ostoksi ja sitä kautta varastoon.

Tilauksen kuittaus ja hinnoittelu

Kun ostotilaus kuitataan, hinnoitellaan samalla saapuva tavara kertoimen avulla varastoon hankintahintaiseksi. Toimenpiteen ansiosta ostojen hinnoitteluvaihe nopeutuu ja varmentuu etenkin valuuttamääräisiä ostoja hinnoiteltaessa.

Ostotilausten käsittelyrutiinit

  • Toimittaja- ja huolitsijatiedot
  • Valuutat ja kertoimet
  • Ostotilausten syöttö ja selailu
  • Ostoehdotusten tekeminen
  • Saapumiskuittaus

Ostotilausten tulostukset

  • Toimittaja/huolitsijaluettelot
  • Ostoehdotukset
  • Ostotilaukset
  • Saapuneet / avoimet ostotilaukset
  • Tullauslista

Tilastointi ja selailut

Matilda -sovellus antaa mahdollisuuden monipuolisiin raportointi- ja kyselymahdollisuuksiin. Tilastomateriaali syntyy, kun ostotilaus syötetään ja tehdään saapumiskuittaus. Jokaisesta ostotilauksesta tehdään oma rekisteröintinsä tilastokantaan.

Tilastotietoja voidaan selailla kyselyillä, jotka antavat toimittaja/tuotekohtaisia tai tuote/toimittajakohtaisia raportteja.

Ostotilastoinnin tulosteita ovat mm.

  • Määrä- ja valuutta-arvotilastot
  • Vertailu vuoden alusta edellisen vuoden lukuihin

Varastonvalvonta

Matilda-varastovalvonta auttaa hallitsemaan varastotilannetta kyselyin ja erityyppisin raportein, joita voi tulostaa joko näytölle tai tulostimelle. Raportti tai kysely voidaan kohdista joko koko varastoon tai vain sen osaan, kuten yhteen tuotteeseen, tuoteryhmään tai toimittajan tuotteisiin.

Ohjelmisto on monivarastoinen, ja varastosiirtoja varten ovat omat rutiininsa. Varaston käsittelyrutiinien avulla voidaan tehdä tarvittavia korjaus- lisäys- ym. toimintoja. Kaikista vienneistä tehdään tapahtumatiedosto, joka mahdollistaa tavaran kulun jäljittämisen.

Matildan varasto-ohjelmisto on joustava, sillä sen avulla voidaan käsitellä useita varastoja ja varastopaikkoja. Halutuissa tuotteissa voidaan käyttää eräkohtaista seurantaa. Varastovalvonta auttaa seuraamaan tuotteen kiertoa sekä osto- ja myyntihistoriaa. Tämän avulla ostoista vastaavat käyttäjät voivat reagoida varaston muutoksiin nopeasti.

Lähettämön apuna ovat niin kutsutut varaston rutiinit, joilla lähetteet ja mahdolliset keräilylistat voidaan tulostaa halutussa keräysjärjestyksessä. Kun ostoja kirjataan, tuotteille on mahdollista antaa hyllypaikka sekä tulostaa ostoerän vaatimat tuotenumerolaput viivakoodien kera.

Inventointi on mahdollista suorittaa jatkuvana esim. tuoteryhmäm tai hyllypaikan mukaan. Inventoitua määrää verrataan suoritushetken tilanteeseen, minkä ansiosta normaali toiminta ei keskeydy.

Apua myyntitoimiin

Myyntitilauksia käsiteltäessä saadaan välitöntä tietoa myytävissä olevan varaston määrästä. Tuotepuurakenteiden avulla varaston komponenteista voidaan koota myyntituote (resepti). Tällöin myyntivaiheessa ilmoitetaan vain myyntituotteen numero, ja reseptin ilmoittamat osat poistuvat varastosta, ja osien katteet voidaan laskea.

Varaston kyselyohjelmiston avulla voidaan kysellä varaston riittävyyttä, kiertonopeutta sekä tilannetta tuotteittain kuluvan vuoden ja edellisen vuoden myynnin osalta. Varastosaldoja on mahdollista kysellä joko yhdestä tai kakista varastoista.

Varastoraportointi

Matildan tilastointi antaa mahdollisuuden monipuolisiin raportointimahdollisuuksiin. Käyttäjä voi tulostaa vaikkapa seuraavanlaisia raportteja:

  • Varastoraportit
  • Varastotilanne toimittajittain
  • Varastotilanne tuoteryhmittäin
  • Nopeasti kiertävät tuotteet
  • Inventaarimäärät ja -alustat
  • Tuoterakenteet

wMatilda

wMatilda on selainpohjainen varastosovellus, joka toimii kannettavassa päätelaitteessa. Tutustu tarkemmin wMatildaan (PDF).

˄ Takaisin sivun alkuun.

Kysy lisää Matilda-ostotilauksista ja -varastovalvonnasta!